こんにちは。株式会社メディアファーストの採用担当です！
今回は、「秘書って実際にはどんな仕事をするの？」というテーマでお話しします。
「秘書」と聞くと、
・スケジュール管理
・電話対応
・来客対応
といった仕事をイメージする方も多いかもしれません。
でも、メディアファーストの秘書業務は少し違います。
一言でいうと、代表やスタッフ、クライアントが本来やるべき仕事に集中できるよう、社内外の業務を支える仕事です。
今回は、実際にどんな仕事を担当するのかを、できるだけ具体的にご紹介します。
こんな方に読んでほしいです。
・秘書の仕事内容を詳しく知りたい方
・事務経験を活かせる仕事を探している方
・サポート業務が好きな方
一番の役割は、「時間をつくること」です
メディアファーストの秘書業務で大切にしているのは、代表やスタッフ、クライアントの時間を生み出すことです。
誰かが対応できる仕事を引き受けることで、その人は本来やるべき業務に集中できます。
つまり、「代わりに作業をする」のではなく、組織全体がスムーズに動くように支える役割です。
業務効率を考えながらサポートすることが、この仕事の大きな目的です。
毎日行う定型業務もあります
まずは日々発生する業務から担当します。
例えば、
- Gmailの確認や返信
- 応募者対応（Wantedly・クラウドワークス・Indeed・ホームページなど）
- 面接日程の調整
- 請求書や領収書の発行
- 郵便物の対応
- 採用媒体や競合広告のリサーチ
一つひとつは特別難しい仕事ではありません。
ただ、正確さやスピードが求められる仕事なので、「抜け漏れなく進める力」が大切になります。
慣れてくると、自分で判断する仕事も増えていきます
仕事に慣れてくると、単純な事務作業だけではなく、自分で考えて進める仕事も担当します。
例えば、
応募者の選考基準を確認しながら対応したり、クライアントとのチャットでやり取りをしたり、Trelloの情報を最新の状態へ更新したり。
また、
「もっと効率よくできないかな」
という視点で、AIを活用した業務改善を考える機会もあります。
事務というより、「仕組みづくり」に近い仕事も増えていきます。
必要に応じて、他の仕事をサポートすることもあります
毎日決まった仕事だけを繰り返すわけではありません。
状況によっては、営業資料の作成を手伝ったり、制作チームや広告運用チームのサポートに入ったりすることもあります。
その時々で必要なところを支えるのも、秘書業務の大切な役割です。
代表のサポートも重要な仕事です
代表がより重要な仕事に集中できるよう、サポートする仕事もあります。
例えば、評価面談前のエビデンス確認、競合調査のためのセミナーへ参加し、内容をまとめて共有すること、スタッフのタイムログ確認や報酬振込の準備などです。
代表が一人で抱えるよりも、分担したほうが会社全体の動きがスムーズになる仕事を担当します。
メディアファーストでは、「秘書だからこの仕事だけ」という考え方ではありません。
採用に関わることもありますし、広告に関わることもあります。
その時々で必要な業務をサポートしながら、会社全体がよりスムーズに動くよう支えていきます。
一般的な秘書のイメージよりも、業務の幅は広いかもしれません。
だからこそ、さまざまな経験を積める仕事でもあります。
最初から全部できる必要はありません
入社後は、いきなりすべてを任されるわけではありません。
まずは代表のサポート業務やクライアントとのチャット対応など、比較的取り組みやすい仕事からスタートします。
仕事の流れを覚えながら、少しずつ担当する範囲を広げていくイメージです。
未経験から始めたメンバーも多いので、「最初から完璧でなければいけない」ということはありません。
こんな方に向いている仕事です
この仕事に向いているのは、人を支えることが好きな方です。
誰かの役に立つことにやりがいを感じたり、「もっとこうしたら進めやすいかも」と考えることが好きだったり。
そんな方は、この仕事を楽しめると思います。
毎日まったく同じことを繰り返すより、状況に合わせて柔軟に動くことが好きな方にも向いている環境です。
最後に
メディアファーストの秘書業務は、一般的な「秘書」のイメージとは少し違います。
事務作業だけではなく、採用や広告、業務改善などにも関わりながら、会社全体を支えるポジションです。
だからこそ、幅広い経験を積みながら、自分自身の成長も実感しやすい仕事だと思います。
もし、「人を支える仕事が好き」「幅広い業務に挑戦してみたい」と感じたら、きっとやりがいを持って働ける環境です。
ここまで読んで少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ募集ページをのぞいてみてください。
あなたとお話しできる機会を、楽しみにしています。
毎日まったく同じことを繰り返すより、状況に合わせて柔軟に動くことが好きな方にも向いている環境です。